Jede Anfrage beantwortet, jeder Schaden dokumentiert – ohne Ordnerchaos
Anfragen kommen über sechs Portale, Schadensmeldungen per Anruf, Unterlagen liegen in Ordnern auf drei Rechnern. Wir bringen das zusammen – und geben Mietern und Eigentümern einen Ort, an dem sie selbst nachsehen können.
Schadensmeldungen
Handwerker- Wasserfleck Decke · Top 12Hauptstraße 8 · Foto beigefügtNeu
- Aufzug steht · Stiege BTechniker verständigt 09:15In Arbeit
- Heizung kalt · Top 4Termin morgen 08:00In Arbeit
- Türschloss defekt · Eingangerledigt & dokumentiertErledigt
Diese vier Punkte hören wir fast immer zuerst
Wenn Sie sich in mindestens zweien wiederfinden, lohnt sich ein Gespräch – auch wenn am Ende herauskommt, dass Sie nichts ändern müssen.
Anfragen versickern zwischen den Portalen
Sechs Plattformen, sechs Postfächer. Wer zuerst antwortet, bekommt den Termin – und bei Ihnen liegt die Anfrage noch ungelesen im vierten Tab.
Schadensmeldungen kommen per Anruf
Der Mieter ruft an, beschreibt einen Wasserfleck, jemand notiert etwas. Ohne Foto, ohne Verlauf, ohne Nachweis, wann was gemeldet wurde.
Unterlagen liegen überall und nirgends
Der Mietvertrag ist auf dem Laufwerk, die Abrechnung im E-Mail-Anhang, das Protokoll in einem Ordner im Regal. Bei jeder Rückfrage beginnt die Suche von vorn.
Eigentümer wollen Zahlen, die Sie erst zusammensuchen
Zur Eigentümerversammlung wird aus mehreren Excel-Dateien ein Bericht gebastelt. Jedes Jahr aufs Neue, jedes Jahr unter Zeitdruck.
Genau hier setzen wir an
Für Makler und Hausverwaltungen: Objektverwaltung, Mieterportal, digitale Schadensmeldung und Anfragen, die automatisch beim richtigen Objekt landen.
Alle Anfragen in einem Posteingang
Anfragen aus allen Portalen laufen zusammen, werden automatisch dem richtigen Objekt zugeordnet und bekommen einen Status. Nichts bleibt liegen, weil niemand es gesehen hat.
Schadensmeldung mit Foto und Verlauf
Der Mieter meldet über das Portal, hängt ein Foto an und sieht den Bearbeitungsstand. Sie haben Zeitpunkt, Beschreibung und Bild dokumentiert – auch für den Versicherungsfall.
Ein Ort pro Objekt
Verträge, Abrechnungen, Protokolle, Schäden und Ansprechpartner hängen am Objekt. Wer Zugriff hat, findet alles – auch die Kollegin, die das Objekt nicht betreut.
Reaktionszeit entscheidet über den Abschluss
Im Maklergeschäft ist Geschwindigkeit oft wichtiger als alles andere. Interessenten fragen selten nur bei einem Objekt an – sie schreiben mehrere gleichzeitig und reagieren auf den, der zuerst antwortet. Wenn Anfragen über verschiedene Portale in verschiedenen Postfächern landen und niemand einen Gesamtüberblick hat, verlieren Sie Abschlüsse an schnellere Mitbewerber, ohne es überhaupt zu merken. Ein gemeinsamer Posteingang mit automatischer Objektzuordnung und einer ersten automatischen Rückmeldung löst genau das. Die automatische Antwort ersetzt keine Beratung, aber sie hält den Interessenten im Gespräch, bis ein Mensch Zeit hat.
Warum Schadensdokumentation Sie schützt
Ein Wasserschaden, der telefonisch gemeldet und auf einem Notizzettel festgehalten wurde, ist im Streitfall praktisch wertlos. Wann wurde gemeldet? Wie sah es damals aus? Wann wurde reagiert? Ohne Nachweis tragen Sie das Risiko. Eine digitale Schadensmeldung mit Zeitstempel, Foto und lückenlosem Bearbeitungsverlauf kostet den Mieter eine Minute und schützt Verwaltung und Eigentümer gleichermaßen – gegenüber Versicherungen, bei Gewährleistungsfragen und in der Kommunikation mit Handwerkern. Der Nebeneffekt ist mindestens so wertvoll: Mieter, die den Bearbeitungsstand selbst sehen, rufen deutlich seltener an.
Was ein Mieter- und Eigentümerportal wirklich einspart
Ein großer Teil der Anrufe in einer Hausverwaltung dreht sich um wiederkehrende Fragen: Wie ist der Stand meiner Meldung? Wo finde ich die letzte Abrechnung? Wann ist die nächste Versammlung? Wer ist für mein Objekt zuständig? Jede dieser Fragen ist berechtigt, und jede unterbricht jemanden mitten in der Arbeit. Ein Portal beantwortet sie ohne Ihr Zutun, rund um die Uhr. Für Eigentümer gilt dasselbe eine Ebene höher: aktuelle Zahlen zum Objekt, Belege, Protokolle und Beschlüsse jederzeit einsehbar – statt einmal jährlich mühsam zusammengestellt.
Vom Anruf zum dokumentierten Vorgang
Typisches Szenario: Hausverwaltung mit 40 Objekten
Ausgangslage
Schadensmeldungen kamen telefonisch und wurden handschriftlich notiert. Mieter riefen mehrfach nach, weil sie den Stand nicht kannten, und Nachweise fehlten im Versicherungsfall.
Unsere Lösung
Ein Mieterportal mit Schadensmeldung inklusive Foto und sichtbarem Bearbeitungsstand, dazu eine Objektakte, in der alle Unterlagen und Vorgänge zusammenlaufen.
Ergebnis
Nachfrage-Anrufe gehen deutlich zurück, weil der Status einsehbar ist. Jeder Schaden ist mit Zeitpunkt und Bild dokumentiert – auch Jahre später noch auffindbar.
Konstruiertes, anonymisiertes Szenario zur Veranschaulichung – keine benannte Kundenreferenz.
Antworten auf das, was Sie sich gerade fragen
Noch offene Punkte? Schreiben Sie uns – wir antworten ehrlich und ohne Verkaufsdruck.
Nein. Ihre Verwaltungssoftware bleibt das führende System für Buchhaltung und Abrechnung. Wir ergänzen den Teil, der nach außen wirkt – Portal, Schadensmeldung, Anfragen – und binden an, wo eine Schnittstelle existiert.
Nicht alle, und das ist eingeplant. Das Portal ist ein zusätzlicher Weg, kein Ersatz. Telefon und E-Mail bleiben. Erfahrungsgemäß wandert der größere Teil der Meldungen aber schnell ins Portal, weil es für den Mieter der bequemere Weg ist.
Ja. Alles hängt am Objekt, nicht an einer Person. Sie legen fest, wer was sehen und ändern darf. Wenn jemand im Urlaub ist, findet die Vertretung alles am selben Ort.