Niemand sollte Zahlen von einem Blatt in ein Feld abtippen
Rechnungen, Lieferscheine, Formulare: Jeden Tag überträgt jemand dieselben Angaben von einem Dokument in ein System. Das ist stumpfe Arbeit, fehleranfällig – und seit einiger Zeit gut automatisierbar.
Eingang heute
Importieren- RE-88213 · Elektro Großhandel1.284,60 € · Bestellung passtAutomatisch
- RE-88214 · Baustoffe Süd742,00 € · Lieferschein zugeordnetAutomatisch
- RE-88215 · unbekannter LieferantBetrag unsicher · bitte prüfenPrüfen
- Foto · Tankbeleghandschriftlich · manuell erfassenPrüfen
Diese vier Punkte hören wir fast immer zuerst
Wenn Sie sich in mindestens zweien wiederfinden, lohnt sich ein Gespräch – auch wenn am Ende herauskommt, dass Sie nichts ändern müssen.
Abtippen bindet qualifizierte Leute
Eingangsrechnungen erfassen, Lieferscheine abgleichen, Formulare übertragen. Das machen Menschen, die deutlich Wertvolleres könnten.
Tippfehler fallen erst spät auf
Eine verrutschte Ziffer im Betrag oder ein falsches Datum bemerkt niemand sofort. Der Fehler taucht Wochen später beim Abgleich auf – und die Suche dauert länger als die Erfassung gedauert hätte.
Dokumente kommen in allen Formaten
PDF per E-Mail, Papier in der Post, Foto per WhatsApp, Scan aus dem Kopierer. Jeder Weg braucht eine andere Behandlung.
Nichts ist auffindbar
Die Rechnung von letztem März? Irgendwo im Ordner, im Postfach oder im Archiv. Suchen kostet mehr Zeit als jede einzelne Erfassung.
Genau hier setzen wir an
KI-gestützte Erkennung von Rechnungen, Belegen und Formularen: Daten werden ausgelesen, geprüft und übergeben – statt von Hand abgetippt.
Auslesen statt abtippen
Lieferant, Rechnungsnummer, Datum, Beträge, Steuersätze und Positionen werden automatisch erkannt – auch bei Layouts, die das System noch nie gesehen hat.
Prüfen statt blind übernehmen
Erkannte Werte werden gegen Bestellung oder Stammdaten geprüft. Was eindeutig passt, läuft durch. Was abweicht, landet zur Kontrolle bei einem Menschen.
Volltextsuche über alles
Jedes Dokument wird durchsuchbar abgelegt. Suche nach Lieferant, Betrag, Zeitraum oder einem Wort im Text – Treffer in Sekunden statt Ordnersuche.
Was moderne Dokumentenerkennung wirklich kann
Die Texterkennung früherer Generationen war auf feste Vorlagen angewiesen: Für jeden Lieferanten musste hinterlegt werden, an welcher Stelle welches Feld steht. Bei einem neuen Layout begann die Einrichtung von vorn – der Grund, warum viele Betriebe solche Systeme nach kurzer Zeit wieder aufgaben. Aktuelle Verfahren arbeiten inhaltlich statt positionsbasiert: Sie erkennen, dass eine Zahl ein Rechnungsbetrag ist, weil sie im Kontext an der richtigen Stelle steht – unabhängig davon, wo auf dem Blatt sie gedruckt ist. Damit funktionieren auch schiefe Handyfotos, unbekannte Lieferanten und fremdsprachige Belege ohne Voreinrichtung. Das ist der Unterschied, der die Technologie für kleinere Betriebe erst brauchbar gemacht hat.
Warum die Prüfschleife bleiben muss
Keine Erkennung ist fehlerfrei, und Automatisierung ohne Kontrolle ist in der Buchhaltung ein schlechtes Geschäft: Ein automatisch verbuchter falscher Betrag kostet mehr an Suche und Korrektur, als die manuelle Erfassung gekostet hätte. Deshalb bauen wir immer eine Schwelle ein. Das System bewertet seine eigene Sicherheit: Ist ein Dokument eindeutig erkannt und stimmt es mit Bestellung oder Stammdaten überein, läuft es durch. Bei Abweichung, unbekanntem Lieferanten oder unsicherer Erkennung geht es zur Prüfung an einen Menschen – mit hervorgehobenen unsicheren Stellen, sodass die Kontrolle Sekunden statt Minuten dauert. Diese Schwelle stellen Sie selbst ein und können sie mit wachsendem Vertrauen anpassen.
Der unterschätzte Nebeneffekt: Auffindbarkeit
Die Zeitersparnis beim Erfassen ist der Grund, aus dem solche Projekte meist gestartet werden. Der Effekt, den Kunden im Nachhinein am häufigsten hervorheben, ist ein anderer: Alle Dokumente sind plötzlich durchsuchbar. Wer je eine bestimmte Rechnung aus dem Vorjahr in Papierordnern oder verstreuten PDF-Ordnern gesucht hat, kennt den Aufwand. Wenn stattdessen jedes Dokument mit ausgelesenen Feldern und Volltext abgelegt ist, dauert dieselbe Suche Sekunden – nach Lieferant, Zeitraum, Betrag oder einem beliebigen Wort. Bei Prüfungen, Reklamationen und Gewährleistungsfällen ist das oft mehr wert als die eingesparte Erfassungszeit.
Vom Postkorb in die Buchhaltung, ohne Zwischenstopp
Typisches Szenario: Handelsbetrieb mit hohem Belegaufkommen
Ausgangslage
Eingangsrechnungen kamen als PDF, Papier und Foto. Zwei Personen erfassten sie von Hand, glichen sie mit Bestellungen ab und legten sie ab. Die Suche nach älteren Belegen dauerte regelmäßig lange.
Unsere Lösung
Automatische Erkennung aller Eingangsdokumente mit Abgleich gegen Bestellungen, Prüfschleife bei Abweichungen und durchsuchbarem Archiv.
Ergebnis
Der Großteil der Belege läuft ohne manuelle Erfassung durch. Geprüft wird nur noch, was abweicht – und ältere Belege sind in Sekunden auffindbar.
Konstruiertes, anonymisiertes Szenario zur Veranschaulichung – keine benannte Kundenreferenz.
Antworten auf das, was Sie sich gerade fragen
Noch offene Punkte? Schreiben Sie uns – wir antworten ehrlich und ohne Verkaufsdruck.
Teilweise. Gedruckte Dokumente werden sehr zuverlässig erkannt, Handschrift deutlich schlechter – gerade bei Zahlen. Für handschriftliche Belege planen wir daher grundsätzlich die manuelle Prüfung ein. Wir sagen Ihnen vorher ehrlich, welcher Anteil Ihrer Dokumente realistisch automatisierbar ist.
In den meisten Fällen ja, über Schnittstelle oder Importformat. Welche Wege Ihr Programm unterstützt, prüfen wir vorab konkret – das ist der Punkt, an dem sich entscheidet, ob die Automatisierung tatsächlich durchgängig funktioniert oder nur bis zur letzten Meile.
Das legen wir gemeinsam fest. Bei sensiblen Unterlagen setzen wir auf Verarbeitung innerhalb der EU oder auf Modelle, die in Ihrer eigenen Infrastruktur laufen. Bei unkritischen Dokumenten sind auch andere Wege wirtschaftlich sinnvoll – die Entscheidung treffen wir vor der Umsetzung, nicht danach.