Was ist eine Schnittstelle (API)?
Eine Schnittstelle – meist API genannt – ist ein vereinbarter Weg, auf dem zwei Programme Daten austauschen. Statt dass jemand Zahlen aus einem System in ein anderes abtippt, holt oder liefert die Software sie selbst: Kunden ins Rechnungsprogramm, Bestellungen ins Lager, Zeiten in die Lohnverrechnung.
Wie eine Schnittstelle funktioniert
Ein System stellt Anfragen, das andere antwortet – nach Regeln, die vorher festgelegt sind: Welche Daten gibt es, in welchem Format, wer darf sie abrufen. Weil beide Seiten dieselbe Vereinbarung einhalten, funktioniert der Austausch ohne Mensch in der Mitte, auch nachts und auch bei tausend Datensätzen. Meist läuft das über das Web, mit einem Zugangsschlüssel statt Benutzername und Passwort. Für den Betrieb heißt das: Der Austausch ist protokolliert und damit nachvollziehbar, und er lässt sich wiederholen, wenn eine Seite kurz nicht erreichbar war.
Wann sich eine Schnittstelle rechnet
Die Rechnung ist einfach: Wie oft werden dieselben Daten doppelt erfasst, und wie lange dauert das jedes Mal? Zwanzig Minuten am Tag sind im Jahr rund eine Arbeitswoche – dazu die Fehler, die beim Abtippen entstehen und später gesucht werden müssen. Eine Schnittstelle lohnt sich also nicht wegen der Technik, sondern wegen der Wiederholung. Bei Daten, die einmal im Quartal wandern, ist ein Export als Datei oft die vernünftigere Lösung.
Woran es in der Praxis hakt
Selten an der eigenen Software, fast immer an der Gegenstelle. Manche Programme haben keine Schnittstelle, manche eine, die nur lesen darf. Manche Hersteller verlangen für den Zugang ein höheres Paket oder eine Freischaltung. Und häufig passen die Daten nicht zueinander: Was hier ein Kunde ist, ist dort ein Debitor mit anderer Nummer. Deshalb prüfen wir vor dem Angebot, was die Gegenstelle tatsächlich kann, und versprechen keine Anbindung, die wir nicht geprüft haben. Wo keine Schnittstelle existiert, bleiben Import- und Exportdateien – unschöner, aber oft ausreichend.
Häufige Fragen
Was kostet eine Schnittstelle?
Weniger als die meisten erwarten, wenn beide Seiten eine dokumentierte Schnittstelle haben – dann ist es Fleißarbeit. Teuer wird es, wenn die Gegenstelle nichts anbietet und der Umweg über Dateien, Zwischenspeicher oder Sonderfälle gebaut werden muss. Den Rahmen nennen wir erst, nachdem wir die Gegenstelle angesehen haben.
Läuft der Austausch sofort oder zeitversetzt?
Beides ist möglich. Sofort ist angenehmer, aber aufwendiger und belastet beide Systeme stärker. Häufig genügt ein Abgleich alle paar Minuten oder einmal nachts – das entscheidet der Anwendungsfall, nicht die Technik.
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