Termine kommen rein, während Sie arbeiten oder schlafen
Ein erheblicher Teil der Terminanfragen entsteht dann, wenn bei Ihnen niemand ans Telefon geht. Ein eigenes Buchungssystem fängt genau diese Anfragen ab – ohne Provision pro Termin.
Verfügbare Zeiten
Regeln- Mo 09:00 · Erstgespräch 30 Mingebucht 22:41 über WebsiteBestätigt
- Mo 10:00 · Beratung 60 MinPuffer 15 Min hinterlegtBestätigt
- Mo 11:15 · freibuchbar ab 24 Std. VorlaufFrei
- Di 14:00 · Kontrolle 15 MinErinnerung geplant für morgenLäuft
Diese vier Punkte hören wir fast immer zuerst
Wenn Sie sich in mindestens zweien wiederfinden, lohnt sich ein Gespräch – auch wenn am Ende herauskommt, dass Sie nichts ändern müssen.
Terminvergabe frisst Arbeitszeit
Anrufen, nachsehen, Alternative vorschlagen, eintragen, bestätigen. Pro Termin einige Minuten – bei zwanzig Terminen am Tag ist das eine eigene Teilzeitstelle.
Anfragen kommen zur Unzeit
Abends, am Wochenende, in der Mittagspause. Wer dann nur eine Telefonnummer findet, verschiebt den Anruf – und vergisst ihn meistens.
Nicht erschienene Kunden kosten direkt Geld
Eine reservierte Stunde ohne Kunden lässt sich nicht nachholen. Bei mehreren pro Woche summiert sich das über das Jahr erheblich.
Buchungsportale nehmen pro Termin mit
Die Plattformen bringen Kunden und behalten einen Anteil oder eine Monatspauschale. Der Kundenkontakt bleibt bei ihnen, nicht bei Ihnen.
Genau hier setzen wir an
Ein Buchungssystem auf Ihrer eigenen Website: mit Ihren Öffnungszeiten, Ihren Terminarten und Ihren Puffern. Automatische Erinnerungen senken Ausfälle.
Ihre Regeln, nicht die eines Baukastens
Terminarten mit eigener Dauer, Puffer zwischen Terminen, Mindestvorlauf, Sperrzeiten, Mitarbeiterkalender, Ausnahmen an Feiertagen. Das System lässt nur zu, was Sie erlaubt haben.
Erinnerungen, die Ausfälle senken
Automatisch per E-Mail oder SMS, mit Absage-Link. Eine Absage einen Tag vorher ist nachbesetzbar – ein Nichterscheinen ist verloren.
Warteliste schließt Lücken automatisch
Wird ein Termin frei, werden Wartende automatisch informiert. Der erste, der zusagt, bekommt den Platz – ohne dass jemand telefonieren muss.
Warum Baukasten-Buchungen oft mehr Arbeit machen
Fertige Buchungswerkzeuge sind schnell eingerichtet und für einfache Fälle völlig ausreichend. Sobald die Realität komplexer wird, stoßen sie an Grenzen: unterschiedliche Dauer je Leistung, Ressourcen die gleichzeitig frei sein müssen – Raum, Gerät und Person –, unterschiedliche Vorlaufzeiten, Termine die nur bestimmte Mitarbeiter übernehmen dürfen, Serientermine, Anzahlungen. Bildet das System diese Regeln nicht ab, entstehen Buchungen, die Sie händisch korrigieren müssen. Dann haben Sie die Telefonarbeit nicht abgeschafft, sondern nur verlagert. Die Faustregel: Solange Ihre Terminlogik in drei Sätzen erklärt ist, nehmen Sie ein Standardwerkzeug. Sobald es komplizierter wird, lohnt sich eine eigene Lösung schnell.
Wie Erinnerungen Terminausfälle senken
Die meisten Kunden und Patienten erscheinen nicht deshalb nicht, weil sie den Termin bewusst sausen lassen, sondern weil sie ihn vergessen haben – besonders bei Terminen, die Wochen vorher vereinbart wurden. Eine Erinnerung ein bis zwei Tage vorher wirkt deshalb stark. Entscheidend ist, dass sie eine einfache Absagemöglichkeit enthält. Das wirkt zunächst kontraproduktiv, ist aber der Kern der Sache: Eine Absage 24 Stunden vorher gibt Ihnen die Chance, den Platz nachzubesetzen. Kombiniert mit einer Warteliste schließt sich die Lücke oft von selbst, ohne dass jemand eingreifen muss.
Der eigene Kanal gegen die Provision der Portale
Buchungsportale sind ein sinnvoller Kanal für Kunden, die Sie noch nicht kennen – dafür sind sie gebaut, und dafür ist die Provision auch gerechtfertigt. Unwirtschaftlich wird es, wenn Stammkunden über das Portal buchen: Für einen Kunden, der ohnehin zu Ihnen kommt, zahlen Sie dauerhaft eine Vermittlungsgebühr. Das Ziel ist deshalb nicht, die Portale abzuschaffen, sondern die eigene Buchung so sichtbar und bequem zu machen, dass Wiederkehrer direkt buchen. Praktisch heißt das: Buchungsknopf prominent auf der Website, Link in jeder Bestätigungsmail, QR-Code am Empfang und in der Signatur. Der Effekt zeigt sich über Monate, nicht über Nacht – dafür dauerhaft.
Gebucht um 22:40 Uhr
Typisches Szenario: Praxis mit drei Behandlungsräumen
Ausgangslage
Termine wurden ausschließlich telefonisch vergeben. Die Rezeption war vormittags durchgehend am Telefon, und vergessene Termine rissen Lücken in den Plan.
Unsere Lösung
Ein Buchungssystem mit hinterlegten Terminarten und Puffern, automatischer Erinnerung zwei Tage vorher inklusive Absage-Link und einer Warteliste.
Ergebnis
Ein großer Teil der Buchungen entsteht außerhalb der Öffnungszeiten. Freiwerdende Termine werden über die Warteliste nachbesetzt statt zu verfallen.
Konstruiertes, anonymisiertes Szenario zur Veranschaulichung – keine benannte Kundenreferenz.
Antworten auf das, was Sie sich gerade fragen
Noch offene Punkte? Schreiben Sie uns – wir antworten ehrlich und ohne Verkaufsdruck.
In vielen Fällen ja. Google Kalender, Microsoft 365 und andere lassen sich anbinden, sodass Buchungen dort erscheinen und Ihre privaten Termine automatisch blockieren. Was konkret geht, hängt vom System ab – das klären wir vor dem Angebot.
Das verhindern die Regeln. Sie legen fest, welche Terminart wie lange dauert, wie viel Vorlauf nötig ist, welche Zeiten überhaupt buchbar sind und welche Termine grundsätzlich nur nach Rücksprache vergeben werden. Buchbar ist nur, was Sie freigegeben haben.
Ja. Bei Terminen mit hoher Ausfallquote oder langer Dauer ist eine Anzahlung bei der Buchung wirksam. Wir binden gängige Zahlungsanbieter an – ob das für Ihre Kunden passt, sollten Sie allerdings gut abwägen, weil es die Buchungsschwelle erhöht.