Ihre Ordination soll behandeln – nicht den ganzen Tag telefonieren
Das Telefon läuft heiß, Patienten erscheinen nicht, und die Rezeption arbeitet zwei Stunden am Tag nur an Terminen. Wir digitalisieren genau diesen Teil – DSGVO-konform und ohne dass Sie Ihre Praxissoftware anfassen müssen.
Dienstag, Ordination 1
Termin sperren- 08:00 · Kontrolle · 15 MinAnamnese liegt vorErledigt
- 08:30 · Erstgespräch · 30 MinErinnerung bestätigtLäuft
- 09:15 · Kontrolle · 15 Minabgesagt – aus Warteliste besetztNeu
- 09:45 · Befundbesprechung · 20 MinFormular ausstehendOffen
Diese vier Punkte hören wir fast immer zuerst
Wenn Sie sich in mindestens zweien wiederfinden, lohnt sich ein Gespräch – auch wenn am Ende herauskommt, dass Sie nichts ändern müssen.
Das Telefon blockiert die Rezeption
Jeden Vormittag dieselbe Welle: Termin verschieben, Termin absagen, Termin ausmachen. Wer in der Praxis steht, wartet – und wer anruft, kommt nicht durch.
Nicht erschienene Patienten kosten bares Geld
Ein vergessener Termin ist ein leerer Behandlungsstuhl. Bei mehreren pro Woche summiert sich das über das Jahr zu einem ernsthaften Betrag.
Patienten finden Sie online nicht
Wer nach einer Ordination im Bezirk sucht, landet bei Bewertungsportalen statt bei Ihnen. Ohne eigene Sichtbarkeit bestimmen andere, wie Sie dargestellt werden.
Formulare auf Papier, dreimal abgetippt
Anamnesebogen ausdrucken, ausfüllen lassen, abtippen, ablegen. Jeder Schritt kostet Zeit und ist eine Fehlerquelle – und datenschutzrechtlich ist der Stapel an der Rezeption auch nicht ideal.
Genau hier setzen wir an
Online-Terminvergabe, automatische Erinnerungen und eine Website, die Patienten finden: DSGVO-konform und ohne Umbau Ihrer bestehenden Praxissoftware.
Termine rund um die Uhr buchbar
Patienten buchen selbst, aber nur in den Fenstern und Terminarten, die Sie freigeben. Erstgespräch 30 Minuten, Kontrolle 15 – Sie bestimmen die Regeln, das System hält sie ein.
Erinnerungen, die Ausfälle senken
Automatische Erinnerung per E-Mail oder SMS, mit einem Klick zum Absagen. Ein abgesagter Termin ist besser als ein leerer Stuhl – und die Lücke wird nachbesetzbar.
Formulare digital, vor dem Termin
Der Anamnesebogen kommt ausgefüllt an, bevor der Patient da ist. Verschlüsselt übertragen, auf Servern in der EU, ohne Papierstapel an der Rezeption.
Datenschutz ist bei Gesundheitsdaten keine Formalie
Gesundheitsdaten gehören zu den besonderen Kategorien personenbezogener Daten nach Artikel 9 DSGVO – dafür gelten strengere Regeln als für gewöhnliche Kontaktdaten. Praktisch heißt das: Verarbeitung auf Servern innerhalb der EU, Verschlüsselung bei Übertragung und Speicherung, ein Berechtigungskonzept, das genau festlegt, wer was sehen darf, ein Auftragsverarbeitungsvertrag und nachvollziehbare Löschfristen. Wir bauen das von Anfang an ein, statt es nachzurüsten. Wichtig zur Klarstellung: Wir liefern die technische Umsetzung und dokumentieren sie sauber – die datenschutzrechtliche Bewertung für Ihre Ordination bleibt bei Ihnen und Ihrem Datenschutzbeauftragten. Wir liefern die Unterlagen, die diese Bewertung möglich machen.
Was Terminausfälle tatsächlich kosten
Rechnen Sie es für Ihre Ordination durch: Wenn pro Woche drei Termine ersatzlos ausfallen und jeder Behandlungsplatz eine spürbare Stundenleistung erwirtschaftet, ist das über ein Jahr ein erheblicher Betrag – ohne dass Sie mehr arbeiten müssten, um ihn zu heben. Erinnerungen ein bis zwei Tage vor dem Termin reduzieren Ausfälle in der Praxis deutlich, weil die meisten Patienten den Termin schlicht vergessen haben und nicht bewusst fernbleiben. Noch wirksamer wird es, wenn eine Absage automatisch eine Warteliste anschreibt und die Lücke von selbst schließt.
Gefunden werden, ohne Bewertungsportale
Ein großer Teil der Patientensuche beginnt bei Google – meist mit Fachrichtung und Bezirk, etwa „Zahnarzt 1090 Wien" oder „Physiotherapie in der Nähe mit Kassenvertrag". Wer hier nicht auftaucht, überlässt das Feld den Portalen, die Ihre Praxis darstellen, wie es ihnen passt. Die Grundlagen sind überschaubar: eine schnelle, mobile Website, klare Angaben zu Kassenverträgen und Öffnungszeiten, ein gepflegtes Google-Unternehmensprofil, strukturierte Daten für Ordinationszeiten und je eine eigene Seite pro Behandlungsschwerpunkt. Letzteres ist der stärkste Hebel: Wer nach einer konkreten Behandlung sucht, findet dann Ihre Seite statt einer allgemeinen Startseite.
Zwei Stunden Telefon weniger – pro Tag
Typisches Szenario: Zahnarztpraxis mit drei Behandlungsräumen
Ausgangslage
Die Rezeption verbrachte den Vormittag am Telefon. Terminabsagen kamen zu spät oder gar nicht, Anamnesebögen wurden von Hand abgetippt.
Unsere Lösung
Online-Terminvergabe mit klar definierten Terminarten, automatische Erinnerung zwei Tage vorher und digitale Anamnese vor dem Besuch.
Ergebnis
Ein großer Teil der Terminvereinbarungen läuft ohne Telefon. Kurzfristige Absagen werden über die Warteliste nachbesetzt statt zu verfallen.
Konstruiertes, anonymisiertes Szenario zur Veranschaulichung – keine benannte Kundenreferenz.
Antworten auf das, was Sie sich gerade fragen
Noch offene Punkte? Schreiben Sie uns – wir antworten ehrlich und ohne Verkaufsdruck.
Ja, wenn sie richtig gebaut ist: Server in der EU, verschlüsselte Übertragung, klare Löschfristen, Auftragsverarbeitungsvertrag und ein sauberes Berechtigungskonzept. Wir setzen das technisch um und dokumentieren es so, dass Ihr Datenschutzbeauftragter es bewerten kann.
Nein, und das ist auch nicht das Ziel. Ihre Praxissoftware bleibt das führende System. Wir ergänzen sie um den Teil, der Patienten betrifft – Termine, Erinnerungen, Formulare – und binden sie an, wenn eine Schnittstelle existiert.
Das verhindern die Regeln, die Sie festlegen: Welche Terminart wie lange dauert, welche Zeitfenster überhaupt buchbar sind, wie viel Vorlauf nötig ist und welche Termine grundsätzlich nur telefonisch vergeben werden. Das System lässt nur zu, was Sie erlaubt haben.