Sie beraten – statt Belegen hinterherzutelefonieren
Unterlagen kommen zu spät, unvollständig und über fünf verschiedene Kanäle. Wir bauen Ihnen ein Portal, in dem Mandanten selbst hochladen, das automatisch erinnert und Belege bereits vorsortiert.
Unterlagen · August
Erinnern- Weber Handels GmbHBelege komplett · 62 erkanntVollständig
- Ordination Dr. HoferBankauszug fehlt · 2. ErinnerungOffen
- Lindner Bau e.U.in Bearbeitung · KontierungLäuft
- Café Sonnhof KGFrist in 4 TagenFrist
Diese vier Punkte hören wir fast immer zuerst
Wenn Sie sich in mindestens zweien wiederfinden, lohnt sich ein Gespräch – auch wenn am Ende herauskommt, dass Sie nichts ändern müssen.
Belege kommen über fünf Kanäle
Ein Teil per E-Mail, ein Teil per WhatsApp-Foto, der Rest im Schuhkarton. Jeder Kanal braucht eine andere Behandlung, und nichts ist an einem Ort.
Nachlaufen frisst die Fristen auf
Ihr Team erinnert dieselben Mandanten jeden Monat aufs Neue. Das ist qualifizierte Arbeitszeit, die für Erinnerungs-E-Mails draufgeht statt für Beratung.
E-Mail ist der falsche Ort für Steuerdaten
Jahresabschlüsse und Lohndaten wandern unverschlüsselt durch Postfächer. Das ist bequem – und bei sensiblen Mandantendaten ein Risiko, das sich vermeiden lässt.
Mandanten fragen nach dem Stand
„Ist meine Erklärung schon raus?" Jede dieser Fragen unterbricht jemanden bei der Arbeit – obwohl die Antwort im System längst steht.
Genau hier setzen wir an
Ein sicheres Portal, über das Mandanten Unterlagen selbst hochladen, plus automatische Erinnerungen und Dokumentenerkennung. Weniger Nachlaufen, mehr Beratung.
Ein Portal statt fünf Kanäle
Mandanten laden Unterlagen selbst hoch – vom Handy oder vom Rechner, jederzeit. Alles landet automatisch beim richtigen Mandanten und im richtigen Zeitraum.
Erinnerungen laufen von selbst
Das System sieht, was fehlt, und erinnert automatisch. Ihr Team greift nur noch bei den Fällen ein, die wirklich Aufmerksamkeit brauchen.
Belege vorsortiert statt roh
Beträge, Datum und Belegart werden automatisch ausgelesen und vorgeschlagen. Ihr Team prüft und bestätigt, statt alles von Hand zu erfassen.
Warum E-Mail für Mandantenunterlagen der falsche Weg ist
E-Mail ist bequem und deshalb überall im Einsatz – aber sie ist für sensible Daten schlecht geeignet. Anhänge liegen unverschlüsselt in Postfächern, werden weitergeleitet, landen in privaten Accounts und lassen sich nachträglich kaum kontrollieren. Bei Steuer-, Lohn- und Jahresabschlussdaten ist das ein reales Risiko, sowohl datenschutzrechtlich als auch für das Vertrauensverhältnis zum Mandanten. Ein Portal dreht das um: Zugriff nur nach Anmeldung, jede Datei einem Mandat zugeordnet, jeder Zugriff protokolliert, Löschfristen automatisch durchgesetzt. Für den Mandanten ändert sich wenig – er lädt hoch statt anzuhängen. Für die Kanzlei ändert sich viel: Es gibt einen Ort, an dem alles liegt, und einen nachvollziehbaren Stand.
Was Belegerkennung heute leisten kann – und was nicht
Moderne Dokumentenerkennung liest aus einem fotografierten Beleg zuverlässig Datum, Betrag, Steuersatz und Lieferant aus, auch bei schiefen Handyfotos und ungewohnten Layouts. Was sie nicht leisten kann und auch nicht soll, ist die fachliche Entscheidung: Kontierung, steuerliche Würdigung und Zuordnung im Grenzfall bleiben bei Ihnen. Der richtige Einsatz ist deshalb nicht Automatisierung um jeden Preis, sondern Vorarbeit: Das System schlägt vor, Ihr Team bestätigt oder korrigiert. Genau in dieser Aufteilung liegt der Zeitgewinn – die stumpfe Erfassung fällt weg, die fachliche Kontrolle bleibt.
Mandantenbindung durch Transparenz
Kanzleien konkurrieren längst nicht mehr nur über fachliche Qualität – die wird vorausgesetzt. Der spürbare Unterschied im Alltag ist, wie einfach die Zusammenarbeit ist. Ein Mandant, der jederzeit sieht, welche Unterlagen fehlen, wo seine Erklärung steht und was als Nächstes ansteht, ruft nicht an und wechselt seltener. Für Ihre Kanzlei ist dieselbe Transparenz nach innen wertvoll: Sie sehen auf einen Blick, welche Mandate im Rückstand sind, wo Fristen drücken und wie die Auslastung im Team verteilt ist – statt das aus Erfahrung und Bauchgefühl zusammenzusetzen.
Der Monatsabschluss ohne Nachlauf
Typisches Szenario: Steuerkanzlei mit 8 Mitarbeitern
Ausgangslage
Belege kamen per E-Mail, WhatsApp und Papier. Zwei Mitarbeiter verbrachten jeden Monatsanfang damit, Mandanten zu erinnern und Unterlagen zu sortieren.
Unsere Lösung
Ein Mandantenportal mit Upload per Handy, automatischen Erinnerungen bei fehlenden Unterlagen und Belegerkennung, die Datum, Betrag und Lieferant vorschlägt.
Ergebnis
Unterlagen kommen früher und vollständiger. Die Zeit, die vorher ins Erinnern ging, fließt in Beratung – die Leistung, die tatsächlich Honorar bringt.
Konstruiertes, anonymisiertes Szenario zur Veranschaulichung – keine benannte Kundenreferenz.
Antworten auf das, was Sie sich gerade fragen
Noch offene Punkte? Schreiben Sie uns – wir antworten ehrlich und ohne Verkaufsdruck.
Nein. Ihre Kanzleisoftware bleibt das führende System. Das Portal sitzt davor und regelt den Weg vom Mandanten zu Ihnen. Wo eine Schnittstelle existiert, binden wir sie an; wo nicht, arbeiten wir mit sauberen Exportformaten.
Erfahrungsgemäß mehr, als man erwartet – wenn das Portal einfach genug ist. Beleg fotografieren und hochladen ist für die meisten leichter als eine E-Mail mit Anhang. Für die wenigen, die nicht mitgehen, bleibt der bisherige Weg offen.
Auf Servern innerhalb der EU, verschlüsselt, mit protokolliertem Zugriff. Auf Wunsch auch in Österreich oder in Ihrer eigenen Infrastruktur – gerade bei Kanzleien fragen wir das im Erstgespräch aktiv ab.