Was ist Prozessautomatisierung?
Prozessautomatisierung heißt, wiederkehrende Handgriffe von der Software erledigen zu lassen: Daten übertragen, Dokumente erzeugen, Fristen überwachen, erinnern. Nicht die ganze Arbeit, sondern die Teile, die immer gleich ablaufen und bei denen Menschen nur Zeit verlieren und Fehler machen.
Wo sie sich am schnellsten rechnet
Bei allem, was oft passiert und keine Entscheidung braucht. Typisch: Aus einer Anfrage wird ein Angebot mit den Preisen aus dem eigenen Katalog. Nach dem Angebot geht nach einer Woche automatisch eine Erinnerung raus. Eingehende Rechnungen werden ausgelesen und nur bei Abweichung vorgelegt. Termine erzeugen Erinnerungen per SMS. Stunden wandern ohne Abtippen in die Lohnverrechnung. Die Rechnung machen Sie mit zwei Zahlen: Wie oft am Tag, und wie viele Minuten je Vorgang.
Wo Automatisierung schadet
Bei Abläufen, die noch nicht stabil sind: Wer Unordnung automatisiert, bekommt schnellere Unordnung. Bei Entscheidungen, die Fingerspitzengefühl brauchen – eine Mahnung an einen langjährigen Kunden schickt man besser selbst. Und dort, wo die Ausnahme die Regel ist: Wenn jeder Vorgang anders läuft, kostet die Automatisierung mehr, als sie spart. Wir sagen in solchen Fällen ab oder schlagen vor, zuerst den Ablauf zu klären.
Wie wir vorgehen
Zuerst zusehen, wie heute gearbeitet wird – im Gespräch am Bildschirm, nicht anhand einer Beschreibung. Dann die drei Handgriffe auswählen, die am meisten Zeit fressen, und nur diese automatisieren. Jede Automatisierung bekommt einen sichtbaren Zustand und einen Ausschalter: Man muss sehen, was sie getan hat, und sie im Zweifel anhalten können. Wo künstliche Intelligenz im Spiel ist – etwa beim Auslesen von Belegen –, prüft ein Mensch die Fälle, bei denen sich das System nicht sicher ist, statt blind zu übernehmen.
Häufige Fragen
Brauchen wir dafür neue Software?
Nicht unbedingt. Oft lassen sich vorhandene Systeme über Schnittstellen verbinden, und die Automatisierung sitzt dazwischen. Erst wenn die Systeme selbst der Engpass sind, lohnt sich eigene Software.
Ab wann rechnet sich das?
Faustregel aus der Praxis: Ein Handgriff, der täglich zehn Minuten kostet, sind im Jahr rund 40 Arbeitsstunden. Ob sich die Automatisierung dafür lohnt, hängt am Aufwand – und den nennen wir, bevor Sie entscheiden.
Passt das zu Ihrem Vorhaben?
Im kostenlosen Erstgespräch sagen wir Ihnen, was in Ihrem Fall sinnvoll ist – auch dann, wenn die Antwort lautet, dass Sie weniger brauchen als gedacht.
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