Was kostet individuelle Software? Und wann lohnt sie sich?
Eine erste nutzbare Version, die einen klar abgegrenzten Ablauf abbildet, liegt für Klein- und Mittelbetriebe meist im mittleren bis oberen vierstelligen Bereich. Vollständige Systeme mit mehreren Rollen, Schnittstellen und Auswertungen werden fünfstellig. Wer ohne Gespräch eine Zahl nennt, rät – der Preis hängt fast vollständig davon ab, wie viele Abläufe abgebildet werden sollen.
Die vier Faktoren, die den Preis bestimmen
Erstens die Anzahl der Abläufe. Ein System für Angebote und Aufträge ist überschaubar. Kommen Zeiterfassung, Lagerlogik und Buchhaltungsanbindung dazu, vervielfacht sich der Umfang. Zweitens die Rollen: Jede zusätzliche Sicht auf dieselben Daten bedeutet eigene Ansichten und Berechtigungen – ein System für Chef, Büro und Außendienst ist deutlich mehr Arbeit als eines für eine Person. Drittens Schnittstellen zu bestehenden Systemen: selten der große Brocken, aber zeitaufwendig, weil jede Gegenstelle anders funktioniert. Viertens die Anforderungen an Nachvollziehbarkeit – wo Gesetze eine lückenlose Dokumentation verlangen, etwa bei Registrierkassen oder Gesundheitsdaten, steigt der Aufwand spürbar.
Ein klar abgegrenzter Ablauf, eine Nutzerrolle, keine Schnittstellen.
Rechteverwaltung, Auswertungen, Dateien – das, was die meisten Betriebe am Ende brauchen.
Schnittstellen zu Buchhaltung oder Warenwirtschaft, Datenübernahme aus Altsystemen.
090.000 €
Die Spanne innerhalb einer Zeile entsteht fast ausschließlich durch die Anzahl der abgebildeten Abläufe – nicht durch die Optik.
Warum in Etappen billiger ist als in einem Wurf
Der teuerste Fehler bei Softwareprojekten ist, alles auf einmal zu wollen. Wenn zwölf Monate gebaut wird, bevor jemand das Ergebnis benutzt, hat sich das Geschäft in der Zwischenzeit verändert – und ein Teil des Gebauten war umsonst. Wer stattdessen mit dem Ablauf beginnt, der täglich am meisten Zeit frisst, hat nach wenigen Wochen etwas Nutzbares und weiß danach besser, was als Nächstes gebraucht wird. Was sich als überflüssig herausstellt, wird nicht gebaut. Das spart mehr Geld als jede Preisverhandlung.
Wann Standardsoftware die bessere Wahl ist
Immer dann, wenn Ihr Ablauf dem entspricht, was in Ihrer Branche üblich ist. Buchhaltung, Lohnverrechnung, Warenwirtschaft im Handel – diese Bereiche sind durchreguliert, ändern sich mit dem Gesetzgeber, und niemand sollte das selbst pflegen. Eigenentwicklung lohnt sich dort, wo Ihre Arbeitsweise der Grund ist, warum Kunden zu Ihnen kommen: eine besondere Kalkulation, eine ungewöhnliche Konfiguration, ein Ablauf, den kein Standardprodukt kennt. Dort zwingt Standardsoftware Sie in fremde Muster und macht Sie austauschbar.
Was Sie laufend einplanen müssen
Software ist kein einmaliger Kauf. Es fallen an: Betrieb, also Server und Datenbank, für kleinere Systeme meist ein niedriger zweistelliger Betrag pro Monat. Sicherheitsaktualisierungen – nicht optional, denn veraltete Bibliotheken sind das häufigste Einfallstor. Und Weiterentwicklung, weil sich Ihr Geschäft ändert. Als Faustregel für die Planung: Rechnen Sie jährlich mit einem überschaubaren Anteil der ursprünglichen Investition für Betrieb und Pflege. Wer das nicht einplant, hat nach zwei Jahren ein System, das niemand mehr anfassen will.
Die Frage, die zu selten gestellt wird
Wem gehört das Ergebnis? Klären Sie vor der Beauftragung: Bekommen Sie den vollständigen Quellcode? Haben Sie Zugriff auf die Datenbank? Können Sie einen Export machen? Kann ein anderer Entwickler weiterarbeiten, oder ist alles in einer Eigenkonstruktion gebaut, die nur der ursprüngliche Anbieter versteht? Lassen Sie sich die Antworten schriftlich geben. Ein Anbieter, der damit ein Problem hat, kalkuliert Ihre Abhängigkeit als Teil seines Geschäftsmodells ein.
Häufige Fragen
Können wir mit einem kleinen Budget starten?
Ja, und meist ist das der bessere Weg. Ein klar abgegrenzter erster Ausbauschritt, der einen echten Zeitfresser löst, bringt schneller Nutzen als ein großes Konzept, das nie fertig wird.
Wie viel spart KI-gestützte Entwicklung tatsächlich?
Sie beschleunigt vor allem wiederkehrende Arbeit – Grundgerüste, Tests, Dokumentation. Was sie nicht abkürzt, ist das Verstehen Ihres Geschäfts und die Qualitätsprüfung. Anbieter, die deshalb günstiger sind, sollten erklären können, wo genau die Ersparnis entsteht.
Was passiert, wenn der Entwickler ausfällt?
Genau deshalb zählen dokumentierter Code, verbreitete Technologien und Ihr Zugriff auf das Repository. Fragen Sie danach, bevor Sie beauftragen – nicht danach.
Ist Software von der Steuer absetzbar?
Betrieblich veranlasste Softwarekosten sind in Österreich grundsätzlich abzugsfähig, je nach Höhe als Aufwand oder über die Nutzungsdauer verteilt. Die konkrete Behandlung klären Sie mit Ihrem Steuerberater.
Wie sieht das in Ihrem Fall aus?
Im kostenlosen Erstgespräch bekommen Sie eine konkrete Einschätzung zu Aufwand, Kosten und Reihenfolge – bezogen auf Ihren Betrieb, nicht auf einen Durchschnitt.
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